Associazione Risorse Donna
Trattamento ‘Eventi’
Informativa all’Interessato/a
Il Trattamento riguarda le persone fisiche che si iscrivono a uno o più eventi direttamente organizzati dall’Associazione. I dati trattati sono nome e cognome della persona che parteciperà all’evento, eventuali contatti e/o altri dati necessari allo svolgimento dell’evento. La finalità è ex ante organizzativa e ex post di verifica delle presenze oppure di invio di materiale formativo condiviso durante l’evento.
Modalità di Trattamento
La persona che desidera iscriversi lo comunica, prevalentemente via email, all’Associazione, rilasciando solo il suo nome e cognome.
La partecipazione agli eventi è gratuita, non c’è quindi alcun Trattamento contabile.
Risorse Donna tiene traccia informatica e cartacea dei nominativi delle persone che si sono iscritte, al fine di dimensionare gli spazi per l’evento. Il giorno dell’evento viene stampata una copia su carta della lista degli iscritti.
Se richiesto in anticipo Risorse Donna redige dei Certificati in copia unica che attestano la presenza dell’Interessato/a all’evento e che consegna all’Interessato/a stesso.
Durata del Trattamento
La lista, nella versione cartacea, viene distrutta al termine dell’evento. La versione informatica viene cancellata dopo due anni dall’evento stesso. Le email nelle quali si chiede l’iscrizione e le relative email di conferma sono distrutte dopo due anni.
Consenso ai dati attualmente trattati
Il Trattamento dei dati è implicito nella scelta stessa di aderire all’evento. Il Titolare non ritiene quindi di dover procedere alla richiesta di un nuovo consenso alle persone che hanno partecipato. Considerando la brevissima durata del Trattamento e il limitato numero di dati trattati, il Titolare non intende chiedere un consenso nemmeno all’atto dell’iscrizione e si limiterà a indicare l’esistenza di questo Trattamento nei moduli di iscrizione che farà firmare.
Esercizio dei diritti
Il Titolare si impegna ad aderire immediatamente o al massimo entro 10 giorni, alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali o di opposizione a ulteriori trattamenti qualora queste provengano dall’Interessato/a e ha approntato allo scopo un modulo disponibile presso la sua sede. Accetterà comunque anche richieste – purché scritte e firmate – che gli pervenissero in altro modo.
Rischi per l’interessato/a
In caso di perdita o diffusione dei dati il danno per la privacy dell’interessato/a sarebbe assai limitato. In ogni caso diverse misure sono tese alla limitazione del rischio.
I dati non sono soggetti a ulteriori Trattamenti da parte di terzi.
I dati non risiedono né ne viene fatto un back-up su server esterni.
I dati non sono condivisi con alcuna persona fisica o giuridica esterna all’Associazione.
All’interno dell’Associazione solo specifiche persone, formalmente indicate, hanno accesso al file e all’incartamento che contiene i dati e/o possono aggiornarlo.
Il pc che contiene i dati è protetto dai più aggiornati software antivirus.
Data Breach
Nel caso in cui il Titolare del Trattamento dati subisca il furto dei dati e abbia motivo di credere che siano stati divulgati dati personali sensibili (data breach) attiverà – se del caso – una segnalazione alla Autorità garante e comunicherà l’accaduto a tutti gli interessati.
Legittimità del Trattamento dati
Il Trattamento in questione comporta un rischio non probabile ma sensibile per la privacy del cliente. Tuttavia considerando che:
- i dati sono necessari per la miglior esecuzione dei servizi richiesti
- i dati non saranno mai condivisi con nessuna altra persona giuridica o fisica
- sono messe in atto procedure di sicurezza che riducono il rischio di accesso indebito o divulgazione dei dati
- il Titolare ha un legittimo interesse nell’organizzare i dati personali al fine di garantire l’organizzazione dell’evento e che questo interesse coincide con quello dell’Interessato/a
- è stata approntata e messa a disposizione una dettagliata Informativa agli Interessati
- è possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati
il Titolare ritiene che il Trattamento dati in questione sia legittimo e conforme allo spirito e alla lettera del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.
Titolare, Responsabile
Titolare del Trattamento è Associazione Risorse Donna Via sacco 420, 03042 Atina (FR)
Responsabile del Trattamento Associazione Risorse Donna Via sacco 420, 03042 Atina (FR)
Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).
Risorse Donna
Trattamento ‘Immagini’
Informativa all’Interessato/a
Risorse Donna ( Titolare del Trattamento) potrebbe effettuare riprese foto e video in occasione degli eventi che organizza. Alcune di queste immagini potrebbero ritrarre in modo riconoscibile i partecipanti. Queste immagini potrebbero essere diffuse dal Titolare sui propri siti e/o social media. Seppure mai associate con il cognome, queste immagini potrebbero essere ‘taggate’ da terzi.
Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Il Trattamento riguarda immagini (foto o video) di persone maggiorenni associate a un evento e quindi a un luogo o a una data.
Finalità e modalità del Trattamento
Le immagini vengono riprese da persone espressamente autorizzate dal Titolare e sono condivise con Risorse Donna. Chi le riprende è pregato di cancellare tutte le immagini dopo la condivisione.
Risorse Donna selezionerà le immagini cancellando tutte quelle che non intende utilizzare. Le immagini saranno trattate informaticamente e tenute su un PC non collegato a internet in un archivio accessibile solo a poche persone in Associazione.
Le immagini sono diffuse attraverso il sito e/o la pagina Facebook e/o Instagram e/o Youtube dell’Associazione.
I moduli di consenso sono custoditi in forma cartacea in un apposito classificatore presso la sede dell’Associazione.
Consenso ai dati attualmente trattati
A partire dal 25 maggio 2018 Risorse Donna richiede un consenso specifico a norma GDPR.
Esercizio dei diritti di accesso, modifica, cancellazione
In qualunque momento, attraverso un apposito modulo o nel modo preferito, l’Interessato/a può richiedere se disponiamo di vostri dati personali e quali, di modificarli o di cancellarli in tutto o in parte. Eseguiremo entro 10 giorni quanto richiesto. Queste immagini potrebbero essere condivise attraverso social media o siti web anche senza l’autorizzazione del Titolare e potrebbe risultare impossibile la loro cancellazione.
Rischi per l’Interessato/a e misure di minimizzazione del rischio
È possibile che queste immagini siano condivise da terzi attraverso social media o siti web di terzi anche senza l’autorizzazione del Titolare. È anche possibile che queste immagini siano ‘taggate’ cioè associate da terzi al nome e cognome del soggetto e come tali indicizzate da motori di ricerca.
Durata del Trattamento dati
Le grande maggioranza delle immagini sono cancellate dalle pagine social dopo 1 anno dalla loro pubblicazione, sono cancellate dal sito e dai computer dell’Associazione dopo 10 anni.
Legittimità e base giuridica del Trattamento dati
Il Trattamento in questione comporta un rischio sensibile per la privacy dell’interessato/a. Tuttavia considerando che:
- il Titolare ha comunicato agli Interessati l’esistenza di questo trattamento e i rischi che comporta
- il Titolare provvederà a chiedere dal 25 maggio 2018 un consenso a norma GDPR
- la durata della pubblicazione è limitata
- i soggetti sono riconoscibili ma non è probabile che siano legati a un nome e cognome
- le immagini non saranno mai condivise con nessuna altra Associazione o persona giuridica o fisica
- è possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati
- il Titolare ha un legittimo interesse a rendere note le sue iniziative in modo da perseguire al meglio i suoi obiettivi sociali
- in linea generale sono gli stessi partecipanti agli eventi a sollecitare la ripresa di immagini e video. Qualora il Titolare non provvedesse alla loro ripresa, questa attività potrebbe essere svolta indipendentemente dai privati con rischi ancora superiori e garanzie inferiori per la privacy degli interessati.
il Titolare ritiene che il Trattamento dati in questione sia legittimo e conforme allo spirito e alla lettera del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.
Titolare del Trattamento è Associazione Risorse Donna, via sacco 420 03042 Atina (FR)
Responsabile del Trattamento è Associazione Risorse Donna Via sacco 420, 03042 Atina (FR)
Il Titolare, vista la scala dei dati trattati non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).